¿Oficina Virtual en Malta? Solución fiscal y sustancia real

A estas alturas ya he pasado la barrera de los 40. Para ser exactos, rozo los 44. Gran parte de estos años los he pasado entre escritorios y sillas de oficina. Toda mi vida profesional he sido lo que coloquialmente llamamos un oficinista. Las oficinas en las que he trabajado solían ser las clásicas: empecé mi carrera en Alemania y Suiza, donde las oficinas para pequeñas y medianas empresas solían seguir un patrón fijo. Una recepción, un pasillo y puertas a derecha e izquierda. Había áreas para administración, contabilidad, el despacho del jefe, salas de conferencias, aseos y, por supuesto, la cocina para el café.

Preguntas del presente

¿Cómo sería Malta en aquella época? ¿Existían las mismas ventajas fiscales que hoy? Al fin y al cabo, estas ventajas son siempre un motivo fundamental por el que hablo de oficinas virtuales en este artículo. ¿Qué se necesita hoy en día para constituir una empresa en Malta? ¿Qué opciones existen en la isla y son legales desde el punto de vista fiscal?

Constitución en Malta: sentido empresarial, ahorro fiscal y cumplimiento normativo

Quien constituye una Malta Limited tiene, sin duda y de manera comprensible, motivos fiscales. Y es que, al fundar una sociedad en Malta, se puede acceder a una tributación efectiva del 5%. Esto suena tentador para cualquier empresario, pero la constitución de la sociedad no es el final del camino. Como empresario, seguramente se planteará cómo quiere desarrollar su actividad en Malta. O qué tipo de operativa quiere —o incluso debe— establecer. Tanto por razones empresariales y operativas como por motivos estrictamente fiscales. Más adelante le daré más detalles sobre esto.

La Oficina Virtual histórica: mi primer contacto con algo totalmente diferente

Cuando tenía poco más de 20 años —de esto hace ya más de dos décadas—, mi visión de la oficina cambió drásticamente. El lugar era Zúrich Oerlikon, en el City Port. Por aquel entonces, era uno de los complejos de oficinas más modernos y mejores del mundo. Yo trabajaba para una firma de auditoría de tres letras, una de las llamadas "Big Four": PwC (PricewaterhouseCoopers). En aquella época aún se usaba el nombre completo, no solo las siglas. En el City Port conocí las salas de descanso, las salas de conferencias Kagami e incluso dormitorios totalmente equipados, por si la jornada se alargaba demasiado. Todo aquello era elegante y bonito, pero lo que realmente me pareció revolucionario fue la siguiente idea:

Uso de solo el 50% de la capacidad

PwC constató que sus consultores, independientemente de su área, pasaban de media el 50% de su tiempo fuera del City Port, trabajando directamente en las instalaciones de los clientes. ¿Qué hizo entonces PwC? Redujeron el número de puestos de trabajo y escritorios en un 50% respecto al número de empleados. Fue una medida realmente inteligente y radical. Por poner un ejemplo: supongamos que había 2.000 empleados. En una oficina "normal", el jefe habría tenido que proporcionar 2.000 puestos de trabajo. Asumamos que cada escritorio cuesta 500 EUR al mes. Eso supondría un coste total de 1.000.000 EUR mensuales, de los cuales 500.000 EUR se estarían tirando a la basura porque nadie se sentaría en esas mesas. Aquí nació el concepto de "Hot Desking" y la "Clean Desk Policy" (política de mesas limpias). Pero eso no fue lo suficientemente radical. Según el pensamiento tradicional, dos empleados habrían tenido que compartir un escritorio. ¿Cómo habría funcionado eso? ¿Pintando una línea en la mesa como en el colegio para que cada uno pusiera las fotos de su familia en su lado?

Ni fotos de familia, ni post-its

En PwC, ningún empleado tenía un puesto fijo. Exacto, NADIE. A ningún empleado se le asignaba un lugar de trabajo. Cuando uno llegaba a la oficina, simplemente buscaba una mesa libre. Podía usarla durante el día, pero por la noche debía dejarla totalmente despejada y limpia. Para los empleados que necesitaban documentos físicos, como carpetas o papeles, se facilitaban maletines de plástico negro. Estos se guardaban en una taquilla central en el edificio y se podían recoger al día siguiente. Esto fue hace más de 20 años, cuando Internet apenas empezaba a comercializarse masivamente. Hoy en día, probablemente ni siquiera harían falta esos maletines de plástico, ya que todos los documentos y archivos estarían disponibles digitalmente.

Malta: Todo ocurre en digital. A veces in situ, a veces no

En el fondo, podemos comparar Malta con aquel PwC del City Port en Zúrich. Obviamente, Malta es un "poquito" más grande, pero los "empleados" en Malta tampoco suelen estar siempre presentes físicamente. Estos "empleados" son empresarios que operan activamente en Malta o a través de Malta, por ejemplo, con una Malta Limited. Esto incluye a empresarios que residen en la isla y a los que no. Y todos ellos realizan su trabajo online, digitalmente o en Internet.

Aquí algunos ejemplos:

• Creadores de contenido
• Empresarios de E-Commerce
• Nómadas digitales
• Consultores de RRHH
• Gestores de tiendas online
• Diseñadores web
• Tutores online
• Asistentes virtuales
• Especialistas en comercio electrónico
• Expertos en marketing digital
• Desarrolladores de software en remoto
• Marketers online / Marketing de afiliación
• Consultores de ventas online
• Consultores de gestión
• Servicios de Backoffice

Hoy en día, esta lista es probablemente hasta estereotípica, ya que casi cualquier actividad puede realizarse online o simplemente con acceso a Internet. Precisamente quienes vienen a Malta suelen ofrecer servicios digitales. Por eso, se plantean muy seriamente si deben mantener una oficina física con un alquiler mensual o buscar una solución más adecuada. Buscan una forma de trabajar más moderna y, sobre todo, más económica cuando están en Malta.

El mercado inmobiliario en Malta

Malta es una isla, y eso significa principalmente una cosa: el espacio es limitado. Y siempre que algo es limitado o hay poca disponibilidad, los precios tienden a subir continuamente. Esto no se aplica a ningún sector tan claramente como al inmobiliario. Ya pude observar este fenómeno durante mis seis años en Londres, pues el Reino Unido también es una isla, aunque algo más grande que Malta. Pero allí también los precios subían sin cesar.

Oficina clásica vs. Oficina Virtual vs. Hot Desking – La burbuja inmobiliaria

Este es un riesgo al que uno está totalmente expuesto si utiliza, alquila o gestiona una oficina "clásica". Por supuesto, esto no se evita del todo con una Oficina Virtual, un Hub Office o Hot Desking, pero los costes son mucho más manejables si solo se paga una pequeña tarifa de servicio mensual en lugar de firmar un contrato de alquiler a 5 años. Y eso no es todo. En Malta, los contratos de alquiler comercial suelen ser bastante desfavorables para el inquilino. Primero, hay que pagar una fianza alta, por ejemplo, de 3 a 6 meses. Segundo, estos contratos suelen tener una duración de 5 años o más, y es difícil salir de ellos antes de tiempo. Además, las oficinas "top" a menudo se entregan en estado bruto (Shell Form), lo que significa que uno tiene que levantar incluso los tabiques a su propia costa. La mayoría de las otras oficinas "normales" parecen anticuadas y un poco deterioradas. Proveedores como Regus o Soho están mucho más avanzados en cuanto a estándares modernos.

COVID: Un factor gigantesco

La pandemia de COVID tuvo un impacto enorme en el sector inmobiliario comercial. De repente, los empresarios se vieron obligados a dejar que gran parte de su plantilla trabajara de forma totalmente virtual. Y funcionó. Esto inició una revolución. Recordamos lo extraño que era al principio tener reuniones por videollamada. Zoom, Skype, Slack y WhatsApp. Lo que antes solo usaban empresas puramente de Internet o para fines privados, se volvió socialmente aceptable. Los límites se han desplazado aún más hacia la oficina puramente virtual. Porque lo que funcionó normalmente durante el COVID, funcionará también sin pandemia, y de manera eficiente. Los aspectos comerciales que esto ha generado son inmensos.

¿Qué aprendimos de esto?

De pronto quedó claro que muchos trabajos son, gracias a Internet, trabajos digitales que se pueden hacer desde casa. Si uno quiere hacerlo o no, es otra cuestión. El COVID fue un impulso monumental para la descentralización de los lugares de trabajo físicos. Y con ello, un impulso monumental para los lugares de trabajo flexibles y las Oficinas Virtuales. Esto también se aplica al Hot Desking, Hub Desking y las Oficinas Virtuales en Malta.

El derecho fiscal y la Oficina Virtual en Malta

El derecho fiscal internacional, para ser más exactos, tiene un problema con la idea de los Hot Desks, el Hub Working y las oficinas puramente virtuales. No se puede culpar a los legisladores, ya que el derecho fiscal "antiguo" —y aún vigente— fue escrito casi exclusivamente para empresas que operaban únicamente de forma física. Eran tiempos muy anteriores a Internet. En la actualidad, y sobre todo en el futuro, habrá cada vez más empresas de Internet y menos sociedades que necesiten un punto de conexión físico. Incluso las empresas que operaban de forma clásica antes del COVID-19 han aprendido que la referencia física ya no es tan importante.

Entonces, ¿dónde está el problema?

El derecho fiscal, o mejor dicho, Hacienda, tiene el siguiente problema: Es jurídicamente difícil gravar impuestos cuando no hay presencia física o esta no se corresponde con las ideas legales históricas clásicas. Por eso, a veces puede parecer que Hacienda intenta encasillarnos en una forma obsoleta. En una forma o un tiempo en el que cada empresario tenía su propia dirección fija, su propia oficina física. ¿Intenta Hacienda frenar el curso natural "digital" y "descentralizado" de las cosas? Sí y no. Yo diría más bien que el derecho fiscal intenta cubrir todo el abanico de posibilidades. Los proveedores de Hot Desking, Hub Working e incluso oficinas puramente virtuales no actúan mal desde un punto de vista comercial, y tampoco realmente desde el punto de vista fiscal. Pero quizás el empresario sí tenga un problema con los impuestos. En el derecho fiscal todo gira en torno a la creación de valor (o sustancia económica), y ese es exactamente el dilema. El problema de la falta de presencia física o de una presencia física más ligera, como las Oficinas Virtuales, se amplía con la cuestión de la creación de valor. Así, las "nuevas" oficinas no se ignoran por completo, pero el empresario (de Internet) debe tener respuestas. A las siguientes preguntas: ¿Dónde tiene lugar la creación de valor en un escenario donde no hay proveedores de Oficina Virtual, Co-Working o Hub Working, ni Regus ni nada parecido? Imagine que usted gestiona una LTD en Malta y quiere hacer todo correctamente, así que alquila una oficina real, contrata incluso a un director local y a dos empleados a tiempo completo en soporte. ¿Realmente tiene lugar allí la creación de valor? ¿Se "produce" algo valioso allí? ¿O esa oficina solo sirve para contentar a Hacienda? El principio de creación de valor cuestiona exactamente esto. Y si en una configuración física como la descrita no se crea nada, mucho menos en una oficina menos física. Por lo tanto, se recomienda precaución con soluciones donde no ocurre nada real.

Buenas noticias

Para los verdaderos nómadas digitales, este problema juega un papel secundario. Y tampoco afecta a aquellas configuraciones donde quien "crea el valor" no reside en un país que plantee esta cuestión (como las normas CFC o de transparencia fiscal internacional). Nadie sabe con exactitud hacia dónde va el futuro. Yo llevo años predicando que quien quiera tener paz y seguridad, lo mejor que puede hacer es trasladar su residencia, por ejemplo, a Malta. Allí podrá utilizar cualquier tipo de Oficina Virtual, Co-Working, Hub Working o Hot Desking y disfrutar de todas las ventajas fiscales. En Malta hay ya muchos proveedores que ofrecen estas oficinas ligeras precisamente para nómadas digitales o personas que se reubican ("Relocators").

Conclusión

La conclusión se mantiene: el auge de las configuraciones de oficina virtuales o ligeras es claramente visible también en Malta. Existen proveedores modernos y eficientes para expatriados y nómadas digitales. Sin embargo, en el contexto del derecho fiscal internacional, las Oficinas Virtuales no tienen tanto peso probatorio como los espacios de oficina clásicos y exclusivos. No obstante, es importante tener en cuenta que ambas configuraciones son vulnerables fiscalmente si no tiene lugar en ellas una creación de valor real.

FAQ

¿Existe una burbuja inmobiliaria en Malta?

No, no en el sentido clásico. Los precios en Malta no están bajo presión crediticia, sino más bien bajo presión política y de escasez de suelo.

¿Cuánto cuesta el alquiler de una oficina en Malta al mes?

Para una oficina normal, debería calcular un mínimo de 1.000 EUR mensuales.

¿Son normales las oficinas diáfanas (open plan) en Malta?

Sí. Las oficinas diáfanas son la norma en el panorama de oficinas de Malta.

¿Qué proveedores de Oficina Virtual o Hubworking hay en Malta?

Regus, Soho, The Hub, Valletta Hub, Glashaus.

¿Es una Oficina Virtual impecable desde el punto de vista fiscal?

Depende. Si usted reside en Malta, es impecable. Si reside en un país de alta tributación (como España o Alemania), puede optar por esta solución al principio, pero debería pensar en algo más tangible con el tiempo para demostrar sustancia.