Bureau virtuel : Solution fiscale et substance réelle ?

J'ai dépassé la quarantaine. Pour être précis, j'ai bientôt 44 ans. J'ai passé la majeure partie de ces années assis à des bureaux. Toute ma vie professionnelle, j'ai été ce qu'on appelle communément un employé de bureau. Les espaces dans lesquels j'ai évolué étaient, pour la plupart, des bureaux classiques. J'ai débuté ma carrière en Allemagne et en Suisse, où les locaux des petites et moyennes entreprises ressemblaient généralement à ceci : une réception, un couloir, et des portes à gauche et à droite. On y trouvait l'administration, la comptabilité, le bureau du patron, les salles de réunion, les toilettes et, bien sûr, le coin café.

Questions actuelles

À quoi ressemblait Malte à cette époque ? Les avantages fiscaux étaient-ils les mêmes qu'aujourd'hui ? Après tout, ces avantages sont l'une des raisons pour lesquelles j'aborde le sujet du bureau virtuel dans cet article. De quoi a-t-on besoin aujourd'hui pour constituer une société à Malte ? Quelles sont les options disponibles sur l'île et sont-elles conformes au droit fiscal ?

Constitution à Malte – Logique entrepreneuriale et conformité fiscale

Quiconque constitue une Malta Limited a certainement, et c'est bien compréhensible, des motivations fiscales. En effet, créer une société à Malte permet de bénéficier d'un taux d'imposition effectif de seulement 5 %. Cela semble séduisant pour tout entrepreneur, mais la constitution de la société ne suffit pas. En tant qu'entrepreneur, vous devez réfléchir à la manière dont vous souhaitez développer votre activité à Malte. Quel type de structure opérationnelle voulez-vous mettre en place ? Ou même, quelle structure devez-vous mettre en place ? Pour des raisons entrepreneuriales, opérationnelles, mais aussi purement fiscales. Je reviendrai sur ce point plus bas.

Le bureau virtuel historique – Mon premier contact avec un concept radical

Lorsque j'avais un peu plus de 20 ans – cela remonte à plus de deux décennies –, cette vision traditionnelle du bureau a changé radicalement. Le lieu : Zurich Oerlikon, le City Port. À l'époque, c'était l'un des complexes de bureaux les plus modernes et les plus performants au monde. Je travaillais pour un cabinet d'audit en trois lettres, l'un des fameux « Big Four », PwC (PricewaterhouseCoopers). À cette époque, on utilisait encore le nom complet, pas l'abréviation. Au City Port, j'ai découvert les salles de repos, les salles de conférence ultramodernes et même des chambres entièrement équipées – au cas où les journées s'étireraient. Tout cela était très élégant, mais ce que j'ai trouvé vraiment révolutionnaire, c'était l'idée suivante :

Utilisation de seulement 50 % de la capacité

PwC avait constaté que ses consultants, quel que soit leur domaine, passaient en moyenne 50 % de leur temps hors du City Port, actifs directement chez les clients. Qu'a fait PwC ? Ils ont réduit le nombre de postes de travail de 50 % par rapport au nombre d'employés. C'était une décision intelligente et radicale. Prenons un exemple : supposons qu'il y ait 2 000 employés. Dans un bureau « normal », la direction aurait dû fournir 2 000 postes de travail. Si l'on estime que chaque bureau coûte 500 EUR par mois, cela représenterait un coût total de 1 000 000 EUR mensuels, dont 500 000 EUR seraient purement et simplement gaspillés car personne ne serait assis à ces bureaux. C'est ici que sont nés les concepts de « Hot Desking » et de « Clean Desk Policy ». Mais ce n'était pas encore assez radical. Dans la pensée conventionnelle, deux employés auraient dû se partager un bureau. Comment cela aurait-il fonctionné ? Aurait-il fallu tracer une ligne au milieu de la table comme à l'école primaire, chacun posant ses photos de famille de son côté ?

Pas de photos de famille, pas de post-it

Chez PwC, aucun employé n'avait de place attitrée. Je dis bien AUCUN. Pas un seul collaborateur ne s'est vu attribuer un bureau fixe. En arrivant le matin, on choisissait simplement une place libre. On pouvait l'utiliser pour la journée, mais le soir, il fallait la vider et la nettoyer entièrement. Pour les collaborateurs qui avaient besoin de documents physiques comme des classeurs, des mallettes en plastique noir étaient mises à disposition. Elles étaient stockées dans un casier central et pouvaient être récupérées le lendemain. C'était il y a plus de 20 ans, aux débuts de l'internet commercial. Aujourd'hui, on n'aurait probablement même plus besoin de ces mallettes, tous les dossiers étant accessibles numériquement.

Malte – Tout se passe en numérique. Parfois sur place, parfois non

Au fond, nous pouvons comparer Malte à PwC au City Port de Zurich. Certes, Malte est un « tout petit peu » plus grande, mais les « employés » à Malte ne sont, pour la plupart, pas présents en permanence. Ces « employés » sont des entrepreneurs actifs à Malte ou via Malte, par exemple avec une Malta Limited. Cela inclut des entrepreneurs qui résident sur l'île ou non. Et tous effectuent leur travail en ligne, numériquement ou via Internet.

Voici quelques exemples courants :

• Créateur de contenu
• Entrepreneur E-Commerce
• Digital Nomad
• Consultant RH
• Exploitant de boutique en ligne
• Webdesigner
• Tuteur en ligne
• Assistant virtuel
• Spécialiste E-Commerce
• Expert en marketing digital
• Développeur de logiciels à distance
• Marketeur en ligne / Marketing d'affiliation
• Consultant en vente en ligne
• Consultant en management
• Services de Backoffice

Cette liste est sans doute devenue stéréotypée, car presque toute activité peut aujourd'hui être exercée en ligne. Ceux qui viennent à Malte proposent, dans la majorité des cas, des services numériques. Ils réfléchissent donc à deux fois avant de louer un bureau physique avec un loyer mensuel, préférant chercher une solution plus adaptée. Ils cherchent une méthode de travail plus moderne et surtout plus économique lorsqu'ils sont sur place.

Le marché immobilier à Malte

Malte est une île, ce qui signifie une chose avant tout : l'espace est limité. Et lorsqu'une ressource est limitée, les prix ont tendance à augmenter continuellement. Cela ne s'applique à aucun secteur aussi clairement qu'à l'immobilier. J'ai pu observer ce phénomène durant mes six années à Londres – le Royaume-Uni étant aussi une île, bien qu'un peu plus grande que Malte. Là-bas aussi, les prix grimpaient sans cesse.

Bureau classique vs Bureau virtuel vs Hot Desking – La bulle immobilière

C'est un risque auquel on est totalement exposé lorsqu'on utilise, loue ou exploite un bureau « classique ». Bien sûr, un bureau virtuel ou le Hot Desking ne vous protège pas entièrement de l'inflation immobilière, mais les coûts sont bien plus maîtrisables lorsqu'on paie des frais de service mensuels plutôt que de s'engager sur un bail de 5 ans. Ce n'est pas tout. À Malte, les baux commerciaux sont généralement assez défavorables pour le locataire. Premièrement, une caution élevée est exigée (souvent 3 à 6 mois). Deuxièmement, ces contrats ont souvent une durée de 5 ans ou plus, et il est difficile d'en sortir prématurément. De plus, les bureaux haut de gamme sont souvent livrés « bruts de décoffrage » (Shell Form), ce qui signifie que vous devez monter les cloisons à vos propres frais. La plupart des autres bureaux « normaux » paraissent démodés et parfois un peu vétustes. Des prestataires comme Regus ou Soho sont bien plus avancés en termes de standards modernes.

COVID – Un facteur gigantesque

La pandémie de COVID a eu un impact colossal sur le secteur de l'immobilier commercial. Soudainement, les entrepreneurs ont été contraints de faire travailler une grande partie de leurs équipes de manière totalement virtuelle. Et cela a fonctionné. Une révolution a été lancée. Nous nous souvenons tous de l'étrangeté des premières réunions par appel vidéo. Zoom, Skype, Slack et WhatsApp. Ce qui était auparavant réservé aux entreprises purement internet ou à un usage privé est devenu la norme professionnelle. Les frontières se sont déplacées encore plus vers le bureau purement virtuel. Car ce qui a fonctionné normalement pendant le COVID fonctionnera aussi sans pandémie, et de manière efficace. Les implications commerciales sont immenses.

Qu'avons-nous appris ?

Il est soudainement devenu évident que de nombreux emplois sont, grâce à Internet, des emplois numériques pouvant être effectués depuis chez soi. Que l'on souhaite le faire ou non est une autre question. Le COVID a donné une impulsion monumentale à la décentralisation des lieux de travail physiques. Et par conséquent, une impulsion majeure aux lieux de travail flexibles et aux bureaux virtuels. Cela vaut également pour le Hot Desking, le Hub Desking et les bureaux virtuels à Malte.

Le droit fiscal et le bureau virtuel à Malte

Le droit fiscal international, pour être précis, a un problème avec l'idée des Hot Desks, du Hub Working et des bureaux purement virtuels. On ne peut pas vraiment en vouloir aux législateurs, car le droit fiscal « ancien » – et toujours en vigueur – a été écrit presque exclusivement pour des entreprises ayant une activité physique. C'était une époque bien antérieure à Internet. Aujourd'hui, et surtout à l'avenir, il y aura de plus en plus d'entreprises internet et de moins en moins de sociétés nécessitant un point d'ancrage physique. Même les entreprises qui opéraient de manière classique avant le COVID-19 ont appris que la présence physique n'est plus aussi cruciale.

Où est donc le problème ?

Le droit fiscal, ou plutôt le fisc, rencontre le problème suivant : Il est juridiquement difficile de taxer lorsqu'il n'y a pas de présence physique ou lorsque celle-ci ne correspond pas aux conceptions légales historiques classiques. On peut avoir l'impression que le fisc tente de nous faire entrer de force dans un moule obsolète. Dans un moule ou une époque où chaque entrepreneur avait sa propre adresse fixe, son propre bureau physique. Le fisc essaie-t-il de freiner le cours naturel, « numérique » et « décentralisé » des choses ? Oui et non. Je dirais plutôt que le droit fiscal tente de couvrir l'ensemble des possibilités. Les fournisseurs de Hot Desking ou de bureaux virtuels n'agissent pas mal d'un point de vue commercial, ni vraiment d'un point de vue fiscal. Mais l'entrepreneur, lui, peut se retrouver avec un problème fiscal. En droit fiscal, tout tourne autour de la création de valeur (Wertschöpfung), et c'est là que réside le dilemme. Le problème de l'absence de présence physique ou d'une présence allégée (comme les bureaux virtuels) se double de la question de la création de valeur. Les « nouveaux » bureaux ne sont pas totalement ignorés, mais l'entrepreneur (internet) doit avoir des réponses. Réponses aux questions suivantes : Où la création de valeur a-t-elle lieu ? Imaginons un scénario sans fournisseurs de bureaux virtuels, sans Co-Working, sans Regus. Vous gérez une Malta Limited et voulez tout faire dans les règles : vous louez un vrai bureau, engagez un directeur local et deux employés à temps plein pour le support. Y a-t-il vraiment une création de valeur sur place ? Quelque chose de tangible y est-il « produit » ? Ou ce bureau ne sert-il qu'à satisfaire le fisc ? Le principe de la création de valeur remet exactement cela en question. Et si rien n'est créé dans une configuration physique comme décrite ci-dessus, c'est encore plus vrai dans un bureau moins physique. La prudence est donc de mise avec les solutions où il ne se passe rien de réel.

Bonne nouvelle

Pour les véritables Digital Nomads, ce problème est secondaire. Il concerne tout aussi peu les configurations où celui qui « crée la valeur » ne réside pas dans un pays qui pose cette question (comme l'Allemagne ou la France avec leurs règles strictes). Personne ne sait exactement où tout cela nous mènera. Je prêche depuis des années que quiconque souhaite avoir la paix et la sécurité ferait mieux de transférer sa résidence, par exemple à Malte. Là, il ou elle peut utiliser n'importe quel type de bureau virtuel, Co-Working ou Hot Desking et profiter de tous les avantages fiscaux. Il existe désormais à Malte de nombreux prestataires qui proposent ces bureaux légers spécifiquement pour les Digital Nomads ou les expatriés.

Conclusion

Le constat reste le même : l'essor des configurations de bureaux virtuels ou allégés est clairement visible à Malte. Il existe des prestataires modernes et efficaces pour les expatriés et les nomades numériques. Toutefois, dans le contexte du droit fiscal international, les bureaux virtuels n'ont pas la même force probante que des espaces de bureaux classiques et exclusifs. Il est cependant crucial de noter que les deux configurations sont attaquables fiscalement si aucune création de valeur réelle n'y a lieu.