Virtual Office a Malta: Soluzione fiscale intelligente o scatola vuota?

Ormai ho superato i 40 anni. Per l'esattezza ne ho quasi 44. Ho passato gran parte di questi 44 anni seduto a scrivanie e su sedie da ufficio. Per tutta la mia vita professionale sono stato quello che si definisce un classico impiegato d'ufficio. Gli uffici in cui ho lavorato erano per lo più tradizionali. Ho iniziato la mia carriera in Germania e in Svizzera, dove gli spazi per le piccole e medie imprese erano solitamente strutturati così: una reception, un corridoio e poi porte a destra e a sinistra. C'erano l'amministrazione, la contabilità, l'ufficio del capo, le sale riunioni, i servizi igienici e, naturalmente, l'angolo caffè.

Domande del presente

Chissà com'era Malta a quei tempi? Esistevano gli stessi vantaggi fiscali di oggi? Dopotutto, questi vantaggi sono sempre una delle ragioni principali per cui parlo di Virtual Office in questo articolo. Cosa serve oggi per costituire una società a Malta? Cosa offre l'isola ed è tutto legittimo dal punto di vista fiscale?

Costituire a Malta – senso imprenditoriale, risparmio fiscale e conformità

Chi costituisce una Malta Limited ha sicuramente, e comprensibilmente, anche motivazioni fiscali. Chi apre una società qui, infatti, può beneficiare di un'aliquota fiscale effettiva del 5%. Questo suona allettante per qualsiasi imprenditore, ma la costituzione della società non è la fine del percorso. Come imprenditore, dovrai sicuramente riflettere su come sviluppare la tua attività a Malta. Che tipo di struttura operativa vuoi mettere in piedi? O meglio, che tipo di struttura devi mettere in piedi? Sia per ragioni operative che per motivi di conformità fiscale. Di questo parleremo più approfonditamente tra poco.

La storia del Virtual Office – il mio primo contatto con qualcosa di diverso

Quando avevo poco più di 20 anni – quindi ormai oltre due decenni fa – questo scenario cambiò drasticamente. Mi trovavo a Zurigo Oerlikon, al City Port. All'epoca era uno dei complessi uffici più moderni e all'avanguardia del mondo. Lavoravo per una società di revisione, una delle cosiddette "Big Four": PwC (PricewaterhouseCoopers). A quel tempo si usava ancora il nome completo. Al City Port scoprii le sale relax, le sale conferenze Kagami e persino camere da letto completamente attrezzate – per quando si faceva tardi. Tutto molto bello ed elegante, ma ciò che trovai davvero rivoluzionario fu l'idea alla base:

Utilizzo di solo il 50% della capacità

PwC aveva notato che i consulenti, indipendentemente dal loro settore, passavano in media il 50% del tempo fuori ufficio, lavorando direttamente dai clienti. Cosa fece quindi PwC? Ridusse il numero di postazioni di lavoro/scrivanie del 50% rispetto al numero dei dipendenti. Fu una mossa geniale e radicale. Facciamo un esempio: supponiamo ci fossero 2.000 dipendenti. In un ufficio "normale", il capo avrebbe dovuto fornire 2.000 postazioni. Ipotizziamo che ogni scrivania costasse 500 EUR al mese. Parleremmo di costi totali per 1.000.000 EUR al mese, di cui 500.000 EUR sarebbero stati letteralmente buttati via, perché nessuno si sedeva a quelle scrivanie. Qui nacque il concetto di "Hot Desking" e della "Clean Desk Policy". Ma non era ancora abbastanza radicale. Nel pensiero tradizionale, due dipendenti avrebbero dovuto condividere una scrivania. Ma come avrebbe funzionato? Avremmo dovuto tirare una riga sul tavolo come alle elementari e ognuno avrebbe messo le foto di famiglia dalla sua parte?

Niente foto di famiglia, niente post-it

Alla PwC nessun dipendente aveva una postazione fissa. Esatto, NESSUNO. A nessun singolo collaboratore veniva assegnata una scrivania. Quando arrivavi in ufficio, cercavi semplicemente un tavolo libero. Potevi usarlo per la giornata, ma la sera doveva essere completamente sgombero e pulito. Per i dipendenti che avevano bisogno di documenti cartacei o faldoni, venivano forniti delle valigette di plastica nera. Queste venivano conservate in un armadietto centrale nell'edificio e potevano essere ritirate il giorno successivo. Questo accadeva oltre 20 anni fa, quando internet stava appena diventando commerciale. Oggi probabilmente non servirebbero nemmeno più le valigette, dato che tutti i documenti sono digitali.

Malta – Tutto avviene in digitale. A volte in loco, a volte no

In sostanza, possiamo paragonare Malta alla PwC del City Port di Zurigo. Certo, Malta è un "pochino" più grande, ma anche i "collaboratori" su Malta non sono costantemente presenti in loco. I "collaboratori" qui sono imprenditori che operano attivamente a Malta o attraverso Malta, ad esempio con una Malta Limited. Questo include imprenditori che risiedono a Malta e altri che non ci vivono. E tutti svolgono il loro lavoro online, in digitale o tramite internet.

Ecco solo alcuni esempi:

• Content Creator
• Imprenditori E-Commerce
• Nomadi Digitali
• Consulenti HR
• Gestori di Online Shop
• Web Designer
• Tutor Online
• Assistenti Virtuali
• Specialisti E-Commerce
• Esperti di Digital Marketing
• Sviluppatori Software in remoto
• Affiliate Marketer
• Consulenti di vendita online
• Consulenti di gestione
• Servizi di Backoffice

Oramai questa lista è quasi uno stereotipo, dato che quasi ogni attività può essere svolta online o con un semplice accesso a internet. Proprio chi viene a Malta offre nella maggior parte dei casi servizi digitali. Di conseguenza, valutano attentamente se ha senso gestire un ufficio fisico con un affitto mensile o se cercare una soluzione più adatta. Cercano un modo di lavorare più moderno e, soprattutto, più economico quando sono sull'isola.

Il mercato immobiliare a Malta

Malta è un'isola, e questo significa soprattutto una cosa: lo spazio è limitato. E quando qualcosa è limitato, i prezzi tendono a salire costantemente. Questo vale per il settore immobiliare più che per ogni altro. Ho osservato questo fenomeno già durante i miei sei anni a Londra; anche il Regno Unito è notoriamente un'isola, sebbene un po' più grande di Malta. Ma anche lì i prezzi salivano inesorabilmente.

Ufficio Classico vs. Virtual Office vs. Hot Desking – La bolla immobiliare

Questo è un rischio a cui si è completamente esposti se si utilizza, affitta o gestisce un ufficio "classico". Certo, non si può evitare del tutto il problema con un Virtual Office o l'Hot Desking, ma i costi sono decisamente più gestibili pagando una piccola tariffa di servizio mensile invece di firmare un contratto di locazione di 5 anni. E non è tutto. A Malta, i contratti di locazione commerciale sono generalmente piuttosto sfavorevoli per l'affittuario. Primo, bisogna versare un deposito cauzionale elevato, spesso 3-6 mesi. Secondo, tali contratti hanno spesso una durata di 5 anni o più, ed è difficile recedere anticipatamente. Inoltre, gli uffici di alto livello vengono spesso consegnati in stato grezzo (Shell Form), il che significa che dovrete pagare di tasca vostra persino le pareti divisorie e le rifiniture. La maggior parte degli altri uffici "normali" appare antiquata e un po' trascurata. Fornitori come Regus o Soho sono molto più avanti in termini di standard moderni.

COVID – Un fattore gigantesco

La pandemia di COVID ha avuto un impatto enorme sul settore immobiliare commerciale. Improvvisamente, gli imprenditori sono stati costretti a far lavorare gran parte del personale in modo completamente virtuale. E ha funzionato. Questo ha innescato una rivoluzione. Ricordiamo tutti quanto fosse strano all'inizio fare riunioni in videochiamata. Zoom, Skype, Slack e WhatsApp. Ciò che prima era riservato alle pure aziende internet o all'uso privato è stato sdoganato. I confini si sono spostati ancora di più verso l'ufficio puramente virtuale. Perché ciò che ha funzionato normalmente durante il COVID, funzionerà in modo efficiente anche senza pandemia. Le implicazioni commerciali di questo cambiamento sono immense.

Cosa abbiamo imparato?

Improvvisamente è diventato chiaro che molti lavori, grazie a internet, sono di fatto lavori digitali che si possono svolgere da casa. Se uno lo voglia o meno, è un'altra questione. Il COVID è stato una spinta monumentale per la decentralizzazione dei posti di lavoro fisici. E quindi una spinta enorme per i luoghi di lavoro flessibili e i Virtual Offices. Questo vale anche per l'Hot Desking, l'Hub Desking e i Virtual Offices a Malta.

Il diritto tributario e il Virtual Office a Malta

Il diritto tributario internazionale, per essere precisi, ha un problema con l'idea di Hot Desks, Hub Working e uffici puramente virtuali. Non si può biasimare il legislatore, perché il "vecchio" e ancora valido diritto fiscale internazionale è stato scritto quasi esclusivamente per aziende che operavano fisicamente. Era un'epoca molto prima di internet. Oggi, e soprattutto in futuro, ci saranno sempre più aziende internet e sempre meno società che necessitano di un punto di ancoraggio fisico. Anche le aziende che operavano in modo classico prima del COVID-19 hanno imparato che il riferimento fisico non è più così cruciale.

Dov'è quindi il problema?

Il fisco ha il seguente problema: È legalmente difficile tassare quando non c'è una presenza fisica o questa non corrisponde alle classiche concezioni storiche e legali (la cosiddetta "stabile organizzazione"). Quindi può sembrare che l'Agenzia delle Entrate cerchi di forzarvi in una forma obsoleta. In una forma o in un tempo in cui ogni imprenditore aveva il proprio indirizzo fisso, il proprio ufficio fisico. Il fisco sta quindi cercando di frenare il naturale corso "digitale" e "decentralizzato" delle cose? Nì. Direi piuttosto che il diritto tributario cerca di coprire l'intero spettro delle possibilità. I fornitori di Hot Desking e Virtual Offices non agiscono in modo errato dal punto di vista commerciale, e nemmeno realmente dal punto di vista fiscale. Ma l'imprenditore potrebbe avere un problema con il fisco. Nel diritto tributario tutto ruota intorno alla creazione di valore (Wertschöpfung), ed è qui che nasce il dilemma. Il problema della mancanza di presenza fisica o di una presenza fisica più snella, come appunto i Virtual Offices, si scontra con la questione della creazione di valore. I "nuovi" uffici non vengono completamente ignorati, ma l'imprenditore (digitale) deve avere delle risposte. Risposte alle seguenti domande: Dove avviene la creazione di valore? Immaginate uno scenario in cui non esistono provider di Virtual Office o Co-Working, niente Regus e simili. E voi gestite una Malta Limited e volete fare tutto correttamente, quindi affittate un vero ufficio, assumete persino un direttore locale e due dipendenti full-time per il supporto. Lì avviene davvero la creazione di valore? Viene "prodotto" qualcosa di valore lì? O questo ufficio serve solo per il fisco? Il principio della creazione di valore mette in discussione proprio questo. E se in un setup fisico come quello descritto non viene creato nulla, allora tanto meno in un ufficio meno fisico. Pertanto, è necessaria cautela con soluzioni in cui non accade nulla di reale.

Buone notizie

Per i veri nomadi digitali, questo problema gioca un ruolo secondario. E riguarda poco anche quei setup in cui chi "crea valore" non risiede in un paese che pone queste domande aggressive (come l'Italia o la Germania). Nessuno sa esattamente dove andremo a finire. Io predico da anni che chi vuole pace e sicurezza farebbe meglio a trasferire la propria residenza, ad esempio a Malta. Lì potrà utilizzare qualsiasi tipo di Virtual Office, Co-Working o Hot Desking e godere di tutti i vantaggi fiscali. A Malta ci sono ormai molti fornitori che offrono questi uffici leggeri proprio per nomadi digitali o per chi si trasferisce (Relocators).

Conclusione

La conclusione rimane: l'ascesa di setup d'ufficio virtuali o snelli è chiaramente visibile anche a Malta. Esistono fornitori moderni ed efficienti per chi si trasferisce e per i nomadi digitali. Tuttavia, nel contesto del diritto tributario internazionale, i Virtual Offices non hanno la stessa forza probatoria di spazi ufficio classici ed esclusivi. È però importante notare che entrambi i setup sono attaccabili fiscalmente se non vi avviene alcuna reale creazione di valore.