Virtual Office op Malta: Fiscale oplossing of gebrek aan substantie?

Inmiddels ben ik de 40 gepasseerd. Bijna 44 om precies te zijn. Een groot deel van die 44 jaar heb ik doorgebracht aan bureaus en in kantoorstoelen. Ik ben mijn hele werkende leven al een kantoorklerk, zoals dat in de volksmond heet. De kantoren waar ik werkte, waren meestal de klassieke varianten. Ik begon mijn carrière in Duitsland en Zwitserland, waar kantoren voor het MKB er doorgaans zo uitzagen: een receptie, een gang en dan deuren links en rechts. Er waren afdelingen voor administratie, boekhouding, het kantoor van de baas, vergaderruimtes, toiletten en natuurlijk de koffiehoek.

Vragen van nu

Hoe zou het er in die tijd op Malta hebben uitgezien? Waren er toen dezelfde fiscale voordelen als nu? Die voordelen zijn immers vaak de reden waarom ik het in dit artikel überhaupt over een Virtual Office heb. Wat is er vandaag de dag nodig voor het oprichten van een firma op Malta? Wat is er beschikbaar op het eiland en is dat fiscaal-juridisch wel waterdicht?

Oprichting Malta Limited – zakelijk zinvol, fiscaal gunstig en compliant

Wie een Malta Limited opricht, doet dat begrijpelijkerwijs ook met fiscale motieven. Want wie hier een vennootschap start, kan in aanmerking komen voor een effectieve belastingdruk van slechts 5%. Dat klinkt voor elke ondernemer natuurlijk verleidelijk, maar met alleen de oprichting bent u er nog niet. Als ondernemer zult u moeten nadenken over hoe u zich zakelijk op Malta wilt ontplooien. Wat voor operationele structuur wilt u opzetten? Of sterker nog: wat moet u opzetten? Zowel om commerciële, operationele als fiscaal-juridische redenen. Daarover leest u hieronder meer.

Virtual Office in de geschiedenis – mijn eerste contact met iets totaal anders

Toen ik net in de 20 was – dat is inmiddels meer dan 20 jaar geleden – veranderde mijn beeld van kantoren drastisch. De locatie was Zürich Oerlikon, de City Port. Destijds was dit een van de modernste en beste kantoorcomplexen ter wereld. Ik werkte voor een accountantskantoor met drie letters, een van de zogenaamde 'Big Four': PwC (PricewaterhouseCoopers). In die tijd werd de volledige naam nog vaak gebruikt. In de City Port maakte ik kennis met stilteruimtes, Kagami-vergaderzalen en zelfs volledig uitgeruste slaapkamers – voor als het eens laat werd. Allemaal prachtig en chique, maar wat ik echt baanbrekend vond, was het volgende idee:

Gebruik van slechts 50% van de capaciteit

PwC stelde vast dat hun consultants, ongeacht hun vakgebied, gemiddeld 50% van hun tijd niet in de City Port waren, maar bij de klanten op locatie werkten. Wat deed PwC dus? Ze reduceerden het aantal werkplekken/bureaus met 50% ten opzichte van het aantal medewerkers. Dat was echt slim en radicaal. Een voorbeeld: stel dat er 2.000 medewerkers waren. In een 'normaal' kantoor had de baas 2.000 werkplekken moeten faciliteren. Laten we aannemen dat zo'n bureau 500 euro per maand kost. Dat zou neerkomen op 1.000.000 euro per maand, waarvan 500.000 euro simpelweg verspild zou zijn omdat er niemand aan die bureaus zat. Hier werd het concept van 'Hot Desking' en de 'Clean Desk Policy' geboren. Maar dat was nog niet radicaal genoeg. In de traditionele denkwijze hadden twee medewerkers een bureau moeten delen. Hoe had dat moeten werken? Een streep op tafel trekken zoals op de basisschool, waarbij ieder aan zijn eigen kant familiefoto's mag neerzetten?

Geen familiefoto's, geen post-its

Bij PwC kreeg geen enkele medewerker een vaste werkplek. Precies, NIEMAND. Aan geen enkele medewerker werd een bureau toegewezen. Als je op kantoor kwam, zocht je gewoon een vrije tafel uit. Die kon je dan voor een dag gebruiken, maar moest 's avonds volledig leeg en schoon achtergelaten worden. Voor medewerkers die specifieke documenten of mappen nodig hadden, waren er zwarte plastic koffers. Deze werden bewaard in een centrale locker en konden de volgende dag weer worden opgehaald. Dit was meer dan 20 jaar geleden, toen het internet commercieel nog in de kinderschoenen stond. Tegenwoordig zouden die plastic koffers waarschijnlijk niet eens meer nodig zijn, omdat alle dossiers en mappen digitaal beschikbaar zijn.

Malta – Alles gebeurt digitaal. Soms ter plekke, soms niet

In feite kunnen we Malta vergelijken met PwC in de City Port in Zürich. Natuurlijk is Malta een 'tikkeltje' groter, maar ook de 'medewerkers' op Malta zijn grotendeels niet constant op locatie. Deze 'medewerkers' zijn ondernemers die ofwel actief zijn in Malta of via Malta werken, bijvoorbeeld met een Malta Limited. Dit betreft ondernemers die hier wonen, maar ook zij die dat niet doen. En ze doen hun werk allemaal online, digitaal of via het internet.

Hier zijn slechts enkele voorbeelden:

• Content Creator
• E-commerce ondernemer
• Digitale nomade
• HR-adviseur
• Webshop-eigenaar
• Webdesigner
• Online tutor
• Virtueel assistent
• E-commerce specialist
• Digitale marketingexpert
• Remote softwareontwikkelaar
• Affiliate marketeer
• Online sales consultant
• Management consultant
• Backoffice services

Inmiddels is deze lijst waarschijnlijk zelfs stereotiep, aangezien bijna elke activiteit online of met enkel internettoegang kan worden uitgevoerd. Juist de mensen die naar Malta komen, bieden in de meeste gevallen iets digitaals aan. Daarom wegen ze zorgvuldig af of ze een fysiek kantoor met maandelijkse huur moeten aanhouden, of dat ze een passendere oplossing zoeken. Een modernere en vooral kostenefficiëntere manier van werken op Malta, voor de momenten dat ze er zijn.

De vastgoedmarkt op Malta

Malta is een eiland, en dat betekent vooral één ding: ruimte is schaars. En wanneer iets beperkt beschikbaar is, stijgen de prijzen doorgaans continu. Dat geldt voor geen enkele sector zo sterk als voor het vastgoed. Ik zag dit fenomeen al tijdens mijn zes jaar in Londen – het Verenigd Koninkrijk is immers ook een eiland, zij het iets groter dan Malta. Ook daar stegen de prijzen onophoudelijk.

Klassiek vs. Virtual Office vs. Hot Desking – De vastgoedbubbel

Dit is een risico waar u volledig aan bent overgeleverd als u een 'klassiek' kantoor gebruikt, huurt of exploiteert. Natuurlijk is dit risico niet volledig te vermijden met een Virtual Office, Hub Office of Hot Desking. Maar de kosten zijn veel beter beheersbaar als u slechts een kleine servicevergoeding per maand betaalt in plaats van vast te zitten aan een 5-jarig huurcontract.

En dat is nog niet alles Op Malta zijn commerciële huurcontracten voor de huurder vaak vrij ongunstig. Ten eerste moet er een hoge waarborgsom worden betaald, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden huur. Ten tweede hebben zulke contracten vaak een looptijd van 5 jaar of meer, en is het lastig om er voortijdig onderuit te komen. Bovendien worden topkantoren vaak 'casco' (in shell form) opgeleverd, wat betekent dat u zelfs de tussenwanden op eigen kosten moet plaatsen. De meeste andere 'normale' kantoren ogen ouderwets en soms wat vervallen. Aanbieders zoals Regus of Soho zijn qua moderne standaarden al veel verder.

COVID – Een gigantische factor

De COVID-pandemie heeft een enorme impact gehad op de commerciële vastgoedsector. Plotseling werden ondernemers gedwongen om grote delen van hun personeel volledig virtueel te laten werken. En het werkte. Dit heeft een revolutie ontketend. We herinneren ons allemaal hoe onwennig het in het begin was om via videocalls te vergaderen. Zoom, Skype, Slack en WhatsApp. Wat voorheen alleen door pure internetbedrijven of privé werd gebruikt, werd zakelijk geaccepteerd. De grenzen zijn nog verder verschoven richting een puur virtueel kantoor. Want wat tijdens COVID normaal functioneerde, werkt ook zonder pandemie efficiënt. De commerciële implicaties hiervan zijn immens.

Wat hebben we hiervan geleerd?

Ineens werd duidelijk dat veel banen dankzij het internet eigenlijk digitale banen zijn die prima vanuit huis gedaan kunnen worden. Of men dat wil, is een tweede. COVID gaf een monumentale impuls aan de decentralisatie van fysieke werkplekken. En daarmee aan flexibele werklocaties en Virtual Offices. Dat geldt ook voor Hot Desking, Hub Desking en Virtual Offices op Malta.

Het belastingrecht en Virtual Office op Malta

Het internationaal belastingrecht heeft echter een probleem met het idee van Hot Desks, Hub Working en puur virtuele kantoren. We kunnen het de wetgevers niet kwalijk nemen, want het 'oude' en nog steeds geldende internationale belastingrecht is bijna uitsluitend geschreven voor bedrijven die fysiek actief waren. Dat was in een tijd ver voor het internet. Vandaag de dag, en zeker in de toekomst, zullen er steeds meer internetbedrijven zijn en steeds minder vennootschappen die überhaupt een fysiek aanknopingspunt nodig hebben. Zelfs bedrijven die voor COVID-19 klassiek opereerden, hebben geleerd dat een fysieke locatie minder cruciaal is dan gedacht.

Waar zit dan het probleem?

Het belastingrecht, of beter gezegd de fiscus (zoals de Belastingdienst in Nederland of België), zit met het volgende dilemma: Het is juridisch lastig om te belasten als er geen fysieke aanwezigheid is, of als deze niet voldoet aan de klassieke, historisch wettelijke kaders. Het kan daarom voelen alsof de fiscus u in een verouderde mal probeert te persen. In een vorm uit een tijd waarin elke ondernemer zijn eigen vaste adres en fysieke kantoor had. Probeert de fiscus de natuurlijke 'digitale', 'decentrale' gang van zaken te remmen?

Ja en nee. Ik zou eerder zeggen dat het belastingrecht probeert grip te houden op de volledige bandbreedte van mogelijkheden. De aanbieders van Hot Desking en Virtual Offices doen commercieel niets verkeerd, en fiscaal-juridisch gezien ook niet direct. Maar de ondernemer heeft mogelijk wél een probleem met de belasting. In het belastingrecht draait alles om waardecreatie, en precies daar zit de crux. Het probleem van ontbrekende of magere fysieke aanwezigheid (zoals bij een Virtual Office) wordt gekoppeld aan de vraag over waardecreatie. De 'nieuwe' kantoren worden niet volledig genegeerd, maar de (internet)ondernemer moet wel antwoorden hebben.

Op de volgende vragen: Waar vindt de waardecreatie plaats? Stel, er zijn geen aanbieders voor Virtual Offices of Co-Working. U runt een Malta Limited en wilt alles volgens het boekje doen: u huurt een echt kantoor, stelt een lokale directeur aan en neemt twee fulltime medewerkers aan voor support. Vindt daar dan werkelijk de waardecreatie plaats? Wordt daar iets van waarde 'geproduceerd'? Of dient dat kantoor alleen de fiscus? Het principe van waardecreatie stelt precies dit ter discussie. En als er in een fysieke setup zoals hierboven beschreven niets wezenlijks wordt gecreëerd, dan geldt dat des te meer voor een minder fysiek kantoor. Daarom is voorzichtigheid geboden bij oplossingen waar feitelijk niets reëels gebeurt.

Goed nieuws

Voor echte digitale nomaden speelt dit probleem een veel kleinere rol. Hetzelfde geldt voor setups waarbij de persoon die de waarde creëert niet woont in een land waar deze vragen streng worden gesteld (zoals Duitsland, Nederland of België). Waar het precies heen gaat, weet niemand zeker. Ik roep al jaren dat iedereen die rust en zekerheid wil, het beste zijn woonplaats kan verplaatsen, bijvoorbeeld naar Malta. Daar kunt u vervolgens elke vorm van Virtual Office of Hot Desking gebruiken en van alle fiscale voordelen genieten. Op Malta zijn er inmiddels veel aanbieders die specifiek voor digitale nomaden of 'relocators' zulke lichte kantooroplossingen aanbieden.

Conclusie

De opmars van virtuele of 'lean' kantoor-setups is ook op Malta duidelijk zichtbaar. Er zijn moderne en efficiënte aanbieders voor relocators en digitale nomaden. Echter, in de context van internationaal belastingrecht hebben Virtual Offices minder bewijskracht dan klassieke, exclusieve kantoorruimtes. Het is belangrijk te beseffen dat beide setups fiscaal kwetsbaar zijn als er geen daadwerkelijke waardecreatie plaatsvindt op die locatie.

FAQ

Is er op Malta sprake van een vastgoedbubbel?

Nee, niet in de klassieke zin. De prijzen op Malta staan niet onder druk van kredieten, maar eerder onder politieke druk en schaarste.

Hoe hoog zijn de kantoorhuren op Malta per maand?

Voor een normaal kantoor moet u uitgaan van minimaal € 1.000 per maand.

Zijn kantoortuinen (open spaces) normaal op Malta?

Ja. Open kantoorruimtes zijn de standaard in het Maltese kantorenlandschap.

Welke aanbieders van Virtual Office of Hubworking zijn er op Malta?

Bekende namen zijn Regus, Soho, The Hub, Valletta Hub en Glashaus.

Is een Virtual Office fiscaal waterdicht?

Dat hangt ervan af. Als u op Malta woont, is het doorgaans geen probleem. Wie bijvoorbeeld in Nederland of België woont en een Malta Limited heeft, kan zo'n oplossing misschien in de startfase gebruiken, maar moet op termijn echt denken aan meer fysieke substantie.